Al cierre del ejercicio, el empresario deberá formular las cuentas anuales de su empresa, que comprenderán:
- el balance,
- la cuenta de pérdidas y ganancias,
- un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio,
- un estado de flujos de efectivo y
- la memoria.
Estos documentos forman una unidad. El estado de flujos de efectivo no será obligatorio cuando así lo establezca una disposición legal.
Las cuentas anuales deben redactarse con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa, de conformidad con las disposiciones legales. A tal efecto, en la contabilización de las operaciones se atenderá a su realidad económica y no sólo a su forma jurídica.
Trámites relacionados con el cierre de la contabilidad anual y su presentación a los socios:
- a nivel interno de la sociedad, los socios sancionarán la gestión de la empresa.
- de cara a terceros, es necesario publicitar cierta información contable de interés.
Las empresas con obligación de llevar la contabilidad conforme al Código de Comercio tendrán que elaborar los siguientes documentos contables:
- Un Libro Diario
- "Libro de Inventarios y Cuentas Anuales". Este último estará formado por los siguientes documentos:
- Balance inicial detallado de la empresa,
- Balances de sumas y saldos de comprobación,
- Inventario de cierre de ejercicio, y
- Un ejemplar de las cuentas anuales.
Las cuentas anuales estarán formadas por el "Balance de situación", la "Cuenta de Pérdidas y Ganancias", el "Estado de Cambios en el Patrimonio Neto", el "Estado de Flujos de Efectivo" y la "Memoria".
- El artículo 253 de Ley de Sociedades de Capital, impone la obligación de elaborar un "informe de gestión".
Una vez realizada la anterior información contable, los socios deben aprobarla, así como la gestión realizada por los administradores y los resultados del año, incluyendo la propuesta de distribución de los beneficios.
Relacionado con el cierre del ejercicio, existen algunas obligaciones de carácter tributario.
- En primer lugar, si los administradores de la empresa deciden realizar un reparto de dividendos a los socios, dentro de la propuesta de distribución del resultado, se produciría un pago de rendimientos sujetos a retención a cuenta del IRPF del socio persona física o a cuenta del IS del socio con personalidad jurídica.
Se establece la obligación de emitir certificados de retenciones, por el que el obligado a retener informa de los conceptos, importes íntegros y retenciones e ingresos a cuenta practicados al perceptor de dichas rentas.
- En segundo lugar, se recogen una serie de trámites a realizar en la Agencia Tributaria.
- el modelo 184, mediante el que las entidades en el régimen de atribución de rentas declaran los rendimientos imputados a cada miembro; y
- el modelo 347 de declaración de operaciones con terceros.