Existe obligación legal de conservar con su contenido original, ordenadamente y durante 4 años los siguientes documentos:
- Facturas recibidas.
- Copias o matrices de las facturas expedidas.
- Los justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad.
- Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.
- Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la Importación.
Podrá realizarse esta obligación por el propio interesado o encargarla a un tercero pero siempre cuidando que los documentos conserven su contenido original, orden y en los plazos y con las condiciones indicadas en los apartados anteriores.
Las facturas en formato papel o electrónico se deberán conservar mediante cualquier medio que garantice la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad.
Si esta obligación se cumpliera mediante la utilización de medios electrónicos, se emplearían equipos electrónicos de tratamiento, incluida la compresión numérica, y almacenamiento de datos, por medios ópticos o electromagnéticos.
En particular, estos medios electrónicos deberán asegurar:
- Su legibilidad en el formato original, así como, en su caso, la de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma u otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
- El acceso completo que permita su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión por parte de la AEAT ante cualquier solicitud de esta y sin demora injustificada.